Mit der Pomodoro-Technik fokussiert & konzentriert arbeiten

Wenn Du selbstständig bist und vor allem wenn Du im Home Office arbeitest, kennst Du das sicher auch: die Ablenkungen lauern überall, nur Motivation und Fokus sind nirgends zu finden! 😅 Zumindest ging es mir bis vor Kurzem oft so. Entweder fehlte mir einfach die Power, oder die Aufgabe erschien viel zu groß, so dass ich sie gar nicht erst angehen wollte, oder aber ich schob die kleinen To Dos schon so lange vor mir her, dass sie mit jedem Tag größer erschienen. 🙈 Doch seit einigen Wochen hab ich den absoluten Lifesaver für mich entdeckt! Hast Du schon mal von der Pomodoro-Technik gehört?

Wenn nicht, dann musst Du diesen Artikel unbedingt lesen! Und auch wenn Du schon mal davon gehört hast, aber noch nicht wirklich warm mit dieser Methode geworden bist – beschäftige Dich nochmal mit ihr – ich habe auch zwei Anläufe dafür gebraucht, aber mittlerweile wirkt die Technik für mich Wunder.

Pomodoro-Technik: Was ist das und wie funktioniert sie?

Entwickelt wurde die Pomodoro-Technik von dem Italiener Francesco Cirillo in den 1980er-Jahren. Dieser stellte damals fest, dass er während seines Studiums nicht konzentriert arbeiten konnte und sich leicht ablenken ließ. Für ihn waren 25-minütige Einheiten essenziell, um den Fokus auf eine Aufgabe zu richten. Dafür stellte er sich einen Küchenwecker in Form einer Tomate, woher sich auch der Name ableitet. 🍅 Und diese Arbeitsmethode hat sich bis heute für viele Menschen bewährt.

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Bei der Pomodoro-Technik hast Du also immer 25 Minuten, in denen Du Dich voll und ganz auf die Fertigstellung einer bestimmten Aufgabe fokussierst. Unterteile größere Projekte oder Aufgaben dafür einfach in kleinere Abschnitte. Dann stellst Du Dir einen Wecker auf 25 Minuten und gehst den ersten Abschnitt an. In dieser Zeit gibt es keine Ablenkungen! Keine Mails, kein Handy, kein „nur mal kurz in den Kühlschrank schauen“ und auch sonst keine anderen Aufgaben! 😛

Nach den 25 Minuten machst Du eine 5-minütige Pause. In dieser Zeit kannst Du dann z. B. kurz aufs Klo, Dich ein bisschen bewegen und dehnen, was Neues zu trinken holen und einmal am Fenster kurz bewusst frische Luft atmen. Danach kannst Du entweder wieder 25 Minuten lang an der Aufgabe weiterarbeiten, oder eine neue anfangen. Im Anschluss an diese 25 Minuten erfolgt wieder eine Pause von 5 Minuten, dann wird die nächste 25-Minuten-Einheit eingelegt.

Ein Abschnitt aus 25 Minuten Arbeiten und 5 Minuten Pause bildet eine Pomodoro-Einheit. Hast Du vier solcher Pomodoro-Phasen durchlaufen, legst Du eine größere Pause ein, die zwischen 15 und 30 Minuten dauern kann. Nach vier Pomodoro-Einheiten und einer großen Pause hast Du dann eine vollständige Pomodoro-Sitzung erledigt und insgesamt fast 2 Stunden konzentriert gearbeitet.

Pomodoro Technik Infografik

Größere Aufgaben unterteilen – Sinn und Zweck der Pomodoro-Technik

Doch warum überhaupt eine Aufgabe in kleinere Abschnitte aufteilen? Bei vielen Aufgaben besteht das Problem, dass diese sehr umfangreich und vielschichtig sind. Es ist dadurch oft gar nicht machbar, sie in kurzer Zeit zu erledigen. Wie willst Du beispielsweise ein größeres Website-Projekt, das Schreiben eines E-Books oder das Erstellen eines Onlinekurses in kurzer Zeit abschließen? Das ist oft gar nicht möglich und so große Aufgaben oder Projekte können manchmal viel zu umfangreich erscheinen, als dass Du überhaupt Lust hast, damit los zu legen.

Viel leichter fällt es hingegen, einfach mal mit den ersten 25 Minuten anzufangen, danach kannst Du Dir ja schon wieder eine kleine Pause gönnen. Es ist im Grunde genommen wie bei einer langen Radtour: Denk nicht darüber nach, dass 100 km bis zum Ziel zurückzulegen sind, sondern halte Dir eher vor Augen, dass das nächste Dorf beispielsweise nur 4 km entfernt ist.

Umfangreiche Projekte können letztendlich nur erfolgreich abgeschlossen werden, wenn man in kleinen Schritten und mit regelmäßigen Pausen vorangeht.

Die regelmäßigen Pausen zwischen drin geben Dir außerdem nicht nur etwas Zeit zum Durchatmen und Entspannen. Du hast in dieser Zeit auch die Möglichkeit, beispielsweise durch bewusstes Aufstehen und Weggehen vom Schreibtisch auf andere Gedanken zu kommen und so vielleicht eher der Lösung eines komplexen Sachverhalts näher zu kommen, als wenn Du weiterhin verbissen an Deinem Laptop sitzen bleibst.

Der Vorteil der Pomodoro-Technik ist außerdem, dass sich Entspannung und Fokus abwechseln und Du somit eher an der Sache dranbleibst. Wenn Du hingehen zu lange am Stück arbeitest, können sich anfänglicher Enthusiasmus und Arbeitsmotivation in ihr Gegenteil umschlagen. Du wirst müde und lustlos und die Arbeit beginnt Dich möglicherweise zu langweilen. Dein Gehirn arbeitet in dieser Zeit nicht mehr effektiv und fokussiert und Ablenkungen haben viel eher die Chance, Dich an Deiner Arbeit zu hindern.

Dank der Pomodoro-Technik kannst Du also über einen längeren Zeitraum konzentrierter an einem Projekt arbeiten und dieses letztendlich durch die Einteilung in kleine Schritte und regelmäßige kurze Pausen erfolgreich zum Abschluss bringen.

Pomodoro-Technik: Vorgehensweise bei mehreren Arbeitsprojekten

Wenn Du selbstständig bist, stehst Du vermutlich öfters vor dem Problem, dass zahlreiche Projekte für mehrere Kunden (und vielleicht parallel dazu auch noch Deine eigenen Projekte) gleichzeitig ihren Abschluss finden müssen. Priorisierst Du die Aufgaben der einzelnen Projekte nicht und räumst ihnen nicht ausreichend Zeit ein, kann sich schnell Frust und Überforderung einstellen.

Die Pomodoro-Technik kann Dir dabei helfen, Deinen Arbeitstag zu strukturieren. Entweder schaffst Du es mit dieser Methode, ein Projekt oder eine Aufgabe an einem bzw. in wenigen Tagen wesentlich schneller abschließen und von Deiner To-Do-Liste streichen zu können, damit Du am nächsten Tag das nächste Projekt angehen kannst.

Du kannst die Pomodoro-Technik aber auch dafür nutzen, um mehrere Projekte an einem Tag zu bearbeiten. Dafür teilst Du einfach den jeweiligen Aufgaben immer einen oder mehrere 25-Minuten Blocks zu und widmest Dich danach dem nächsten Projekt. So kommst Du dem Ablschuss mehrerer Projekte gleichzeitig von Tag zu Tag ein Stückchen näher. Mit dieser Methode lassen sich je nach Zeit drei oder vier Projekte am Tag bearbeiten.

Nützliche Regeln für die Arbeit mit der Pomodoro-Technik

Für mich hat sich die Pomodoro-Technik wirklich als absoluter Lebensretter in vielen unmotivierten oder frustrierten Phasen etabliert. Jedoch musste ich diese Arbeitsweise noch um ein paar „Regeln“ ergänzen, damit sie wirklich für mich funktioniert.

Vielleicht sind diese Regeln auch für Dich hilfreich, deshalb liste ich sie Dir hier kurz auf. Picke Dir am besten einfach die raus, die für Dich funktionieren, oder ergänze Deine eigenen Regeln, um die Methode für Dich wirklich erfolgreich zu machen.

Ergänzende Regeln zur Pomodoro-Technik:

  • Das Handy ist während einer vollständigen Pomodoro-Sitzung (also die 2 Stunden) im Flugmodus und außer Sichtweite, am besten auch in der großen Pause kein Social Media!
  • In den 5-Minuten-Pausen auf jeden Fall vom Laptop weggehen und bewegen.
  • In der 30-Minuten-Pause leicht und gesund essen, um ein Mittagstief in den nachfolgenden Pomodoro-Einheiten zu vermeiden. Zwischendrin bei Bedarf nur gesunde Snacks (Nüsse, Äpfel, etc.) essen.
  • Mindestens 25 – 30 Minuten Pause nach den ersten zwei Stunden.

Wenn ich mich an diese Regeln halte, kann ich meine Arbeit oft wirklich gut und fokussiert in kurzer Zeit durchziehen. Indem ich weiß, dass ich mich „nur“ 25 Minuten konzentrieren muss, schaffe ich in dieser Zeit meist auch mehr und bin produktiver. 💪

Pomodoro-Einheiten verlängern?

Übrigens hatte ich die Pomdoro-Technik vor gut einem Jahr schon mal ausprobiert – damals dachte ich jedoch, ich bin schlauer. Weil ich nach den 25 Minuten meist noch keine Pause benötige, habe ich damals die Einheiten oft auf 40 oder 45 Minuten verlängert.

Das Problem dabei: Ich bin viel schneller ausgebrannt! Es hat schon seinen Grund, warum man strikt nach den 25 Minuten eine kurze Pause machen soll. Denn so bleibt Dein Kopf länger frisch und Du kommst gar nicht erst in „erschöpfte Phasen“, wie sie oft auftreten, wenn Du zu lange am Stück in Dein Arbeitsgerät gestarrt hast.

Natürlich kannst Du ausprobieren und die Zeiten ggf. an Deinen Rhythmus anpassen. Ich habe damit jedoch keine guten Erfahrungen gemacht. 😉

Empfehlenswerte Pomodoro-Apps

Natürlich benötigst Du keinen Wecker in Tomatenform, um mit der Pomodoro-Technik erfolgreich zu arbeiten. 😃 Mittlerweile gibt es zahlreiche Pomodoro-Apps, mit denen Du Deine Sessions super einfach und übersichtlich tracken und Dich erinnern lassen kannst. Ich persönlich verwende eine App am Laptop, da ich mein Handy während dem Arbeiten meist nicht am Schreibtisch, sondern schön außer Reichweite liegen habe.

Die Auswahl an Apps ist sicherlich groß und Du solltest am besten einfach mal ein paar ausprobieren, um heraus zu finden, welches Programm sich für Dich am besten eignet. Nachfolgend findest Du jedoch einige der beliebtesten Apps:

1. PowerPom (Windows)

Zuhause arbeiten Tipps - Pomodoro Technik

Ich persönliche nutze für meine Pomodoro-Sessions die Microsoft-App PowerPom. Das Design ist zwar grauenhaft, aber die Handhabung schlicht und einfach. Sicher gibt es vor allem für das Smartphone schönere Apps, mir war es jedoch vor allem wichtig, das Tool auf dem Computer nutzen zu können. Außerdem wollte ich nicht viel Schnickschnack, sondern einfach schnell und simpel den Timer starten und loslegen können.

PowerPom führt Dich direkt durch die 4 Einheiten einer Pomodoro-Session und erinnert Dich durch Benachrichtungen am Laptop über den nächsten Abschnitt. Die Zeiten sind bereits vorgegeben, können aber auch noch angepasst werden. Es wird auch eine kleine Statistik zur Verfügung gestellt.

2. Be Focused, Focus Timer (iOS)

Pomodoro Technik App Be Focused

Bei Be Focused handelt es sich um eine kostenlose App für alle Apple Geräte. Die App bietet deutlich mehr Funktionen als PowerPom. Hier können Aufgaben dokumentiert, die voraussichtlich benötigten Pomodoro-Einheiten geplant und Arbeitsfortschritte sowie fertiggestellte Aufgaben eingesehen werden. Du kannst Deinen Aufgaben Fälligkeitstermine geben und Notizen dazu abspeichern. Die Zeiten der Intervalle und Pausen lassen sich bei Bedarf anpassen. In der Pro-Version kannst Du außerdem Tags und Filter vergeben, um eine noch bessere Übersicht zu erhalten.

3. Focus To-Do (Android, iOS, Windows)

Pomodoro Technik App Focus To-Do

Mit der umfangreichen App Focus To-Do lassen sich alle Arten von Arbeiten genau planen und tracken. Die App funktioniert schon eher wie ein Kalender, in dem Du Deine Aufgaben vorplanen, ihnen feste Zeiten zuweisen und sie dann nach einander abhaken kannst. Große Aufgaben lassen sich direkt in der App in Unteraufgaben aufteilen, Du kannst Dir außerdem Erinnerungen setzen und erhältst anschließend einen ausführlichen Report. Du kannst sogar regelmäßig wiederkehrende Aufgaben festlegen, damit Du z. B. den wöchtenlichen Sport nicht immer wieder neu eintragen musst. Die App ist erhältlich für Android, iOS und Windows.

Fazit zur Pomodoro-Technik

Wenn Du selbstständig bist, kann es oft passieren, dass Dich die verschiedensten Ablenkungen vom konzentrierten Arbeiten abhalten. Das schmälert nicht nur Deinen Erfolg als Selbstständige*r, sondern erhöht auch einfach den Frust und mindert die Motivation. Die Pomodoro-Technik ist diesem Fall eine echte Geheimwaffe – durch die kurzen Arbeitsintervalle und die regelmäßigen Pausen ist es viel leichter, über einen längeren Zeitraum fokussiert und konzentriert zu bleiben. So kannst Du auch größere Projekte problemlos erfolgreich abschließen.

Natürlich ist es auch typabhängig, ob die Technik für Dich funktioniert. Wenn Du jedoch auch immer mal wieder mit Konzentrations- oder Motivationsproblemen zu kämpfen hast, kann ich Dir das Ausprobieren der Pomodoro-Technik nur ans Herz legen!

Und jetzt bin ich gespannt – kanntest Du die Technik schon und hast schon mal damit gearbeitet? Erzähl mir gerne in den Kommentaren von Deinen Erfahrungen, ich bin gespannt! 😊

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