6 wertvolle Selbstmanagement-Tipps: So nutzt Du Deine Zeit richtig!

Du kennst sie sicherlich auch: die Menschen, die ein erfolgreiches Unternehmen führen, viel unterwegs sind, Vollzeit-Bloggen und es trotzdem schaffen, einzukaufen, regelmäßig Sport zu machen und ihren Freundeskreis zu pflegen. Auch diese Menschen haben nur 24 Stunden Zeit am Tag und trotzdem scheinen sie einfach viel mehr hinzubekommen.

Das Geheimnis solcher Menschen ist, dass sie anders an ihre Aufgaben herangehen, ihr Zeit- bzw. Selbstmanagement perfektioniert haben und entsprechend anders organisiert sind. Solche Menschen sind also keine Superhelden oder irgendwie begabt, sie haben einfach nur gelernt, sich gut zu organisieren und ihre Zeit besser einzuteilen. Und du kannst das auch! Wie genau du das hinbekommst und endlich auch mehr in deiner Zeit erledigst, verrate ich dir in den nächsten Zeilen!

6 wichtige Selbstmanagement-Tipps

1. Die Einstellung zählt

Um deine Zeit bestmöglich zu nutzen, solltest du dich zuallererst mental auf deine Aufgaben vorbereiten, bevor du dich ihnen überhaupt richtig widmen kannst. Denn völlig verplant an eine Aufgabe heranzugehen, führt zu nichts. Dafür solltest du jede Aufgabe wie eine Challenge sehen, und nicht wie ein lästiges Übel, das du erledigen musst. Deine eigene Einstellung hat viel damit zu tun, wie gut und wie schnell du Aufgaben erledigst!

2. Sei immer 100 % verpflichtet

Wenn du etwas angehst, dann widme dich dem auch zu 100 %. Sorge dafür, dass dich andere Dinge nicht ablenken und schenke der aktuellen Aufgabe immer deine volle Aufmerksamkeit. Multitasking hilft dir nicht, mehrere Dinge in kürzerer Zeit zu schaffen – es führt eher dazu, dass du die verschiedenen Aufgaben nur halbherzig und unkonzentriert angehst und durch das Wechseln zwischen den Aufgaben mehr Zeit benötigst.

Schließe am besten alle nicht benötigten Programme am Pc und Tabs im Browser und blockiere Facebook, Instagram, E-Mails und Co. Am besten stellst du auch die Benachrichtigungen an deinem Handy aus, um nicht immer wieder aus deinem Arbeitsprozess herausgeholt zu werden (Geheimtipp: der Flugmodus ist nicht nur im Flugzeug empfehlenswert! ?).

3. Priorisiere richtig

Ein Grund für ineffektives Arbeiten und Multitasking ist, dass du nicht klar vor Augen hast, welche Aufgabe als Nächstes am wichtigsten ist. Setze deshalb Prioritäten für alle anstehenden Aufgaben. Was ist am wichtigsten und dringendsten und benötigt als Erstes deine Aufmerksamkeit? Was kann warten oder vielleicht sogar delegiert werden?

4. Routinen sind wichtig

Die meisten wollen aus ihrem 9-to-5 Job raus, weil sie frei sein wollen, frei von Routinen, frei von immer gleichen Abläufen und Arbeitsprozessen. Doch um ehrlich zu sein sind Routinen auch in der Selbstständigkeit einer der wichtigsten Faktoren für deinen Erfolg.

Wenn du jeden Tag aufs Neue entscheiden musst, was du frühstückst, mit welcher Aufgabe du beginnst, wie du sie am besten angehst und wie du den Rest des Tages noch strukturierst, kostet dich das unnötige Energie, die du besser für wichtige Businessentscheidungen gebrauchen könntest.

Routinen nehmen dir für regelmäßige Aufgaben die Denkentscheidung ab, geben dir eine nützliche Struktur und dadurch Sicherheit und sie machen dich produktiver und motivieren. Ich bin deshalb ein großer Fan von Routinen!

Tipps für nützliche Routinen findest du zum Beispiel in diesen Beiträgen:

5. Umgebe dich mit Gleichgesinnten

Auch in der Selbstständigkeit musst du das Rad nicht neu erfinden und selbst wenn du als Solo-Unternehmer:in in dein Business startest, musst du nicht komplett alleine kämpfen! Ich bin mittlerweile in zwei Mastermind-Gruppen, mit der einen treffe ich mich alle vier, mit der anderen sogar alle zwei Wochen und das schon über ein Jahr! Und ich würde es nicht mehr missen wollen.

Sich Unterstützung und Inspiration von Gleichgesinnten zu holen, die eine ähnliche Arbeit machen wie man selbst und ebenfalls erfolgreich selbstständig sind, ist super hilfreich und motivierend. Ich habe meine Mastermind-Gruppen über Facebook und über mein persönliches Netzwerk gefunden – starte am besten einen eigenen Aufruf in einer passenden Facebook-Gruppe oder hör dich mal in deinem Bekanntenkreis um, ich bin mir sicher, dass sich da schnell begeisterte Masterminds finden werden!

6. Organisiere dich

Um erfolgreich selbstständig zu sein, ist eine gute Organisation und Struktur das A und O! Automatisierung und Delegation sind die Geheimnisse eines erfolgreichen Onlinebusiness. Prüfe einmal bei dir selbst – was kostet dich noch unnötig Zeit? Wo holpert es noch in deinen Abläufen? Was kannst du leicht auslagern, weil es jemand anders besser oder schneller kann und dich selbst nur von deinem Kerngeschäft ablenkt?

Es gibt dafür verschiedene Tools und Softwares, die dir helfen können, dich bei deiner Arbeit besser zu organisieren, Prozesse zu automatisieren und so produktiver zu sein.

Hier ein paar Beispiele:

Buchhaltung und Steuern automatisieren

Direkt mit dem Start meiner Selbstständigkeit habe ich mir eine gute Steuerberaterin gesucht, mir FastBill als Buchhaltungstool zugelegt und Clockodo als Zeittracking-Tool integriert. Da ich für manche meiner Kunden immer noch pro Stunde berechne, kann ich somit meine Zeiten ganz einfach am Laptop tracken und bekomme sie automatisch in mein Buchhaltungstool übertragen, sodass ich daraus in wenigen Minuten meine Rechnungen erstellen und auch direkt aus dem System an meine Kunden versenden kann.

Außerdem ist FastBill mit meinem Businesskonto verbunden, sodass alle Einnahmen und Ausgaben automatisch mit meinen Belegen verknüpft werden. Meine Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie meine Einkommenssteuererklärung habe ich dadurch innerhalb weniger Klicks vorbereitet und an meine Steuerberaterin weitergeleitet. Bei FastBill kannst du deiner Steuerberater:in theoretisch sogar direkten Zugang geben, damit diese:r sich die Informationen selbst exportieren kann, cool oder?!

Also wenn du dich noch mehr als ein paar Minuten im Monat mit zu viel Rechnungs- und Steuerkrams herumschlägst, dann solltest du diesen Punkt auf jeden Fall überdenken! ? Schreib mir gerne in den Kommentaren, wenn ich meinen Prozess nochmal detaillierter aufschlüsseln soll!

Digitales Notizbuch führen

Meistens kommen einem die besten Gedanken und Ideen mitten beim Spaziergang in der Natur, im Gespräch mit Freunden unterwegs im Café oder im Wartezimmer beim Arzt, nicht wahr? Damit du diese wertvollen Inhalte nicht wieder vergessen hast, bis du Zuhause bist, solltest du dir ein digitales Notizbuch zulegen.

Ich verwende dafür meist tatsächlich einfach Trello. Dort habe ich ein Board für „Notizen und Diverses“ und wenn ich unterwegs wichtige Gedanken oder nützliche Empfehlungen bekomme oder einen Text brainstormen will, dann eröffne ich in meiner Trello-App auf dem Smartphone einfach kurz eine neue Karte, kann direkt loslegen und habe später alles direkt am Laptop verfügbar.

Wenn du ein richtiges digitales Notizbuch suchst, kann ich dir z. B. Evernote oder OneNote empfehlen.

Team Work vereinfachen

Wenn du nicht nur alleine, sondern mit einem oder mehreren Freelancern oder sogar einem ganzen Team arbeitest, dann solltest du dir unbedingt Slack zulegen. Slack ist ein Instant-Messaging-Dienst – also ein Chattool – welches die Kommunikation im Team sowie den Austausch von Dateien und Informationen super einfach und schnell macht.

Außerdem solltest du dann unbedingt ein Projektmanagementtool wie Trello, Asana, Meistertask oder Notion nutzen. Ich habe mit jedem schon gearbeitet und bin für meine persönliche Organisation bei Trello und teils Asana geblieben. Da jedes Tool jedoch seine Stärken und Schwächen hat, ist es wohl am besten, wenn du selbst ausprobierst, welches für dich und deine Arbeit am besten funktioniert. Lass mich auch hier gerne in den Kommentaren wissen, wenn du dir zu den einzelnen Tools mehr Informationen wünschst.

Außerdem kannst du Tools wie Slack und Trello auch verbinden –  wenn also jemand in deinem Team zum Beispiel eine Aufgabe in Trello erledigt, erhältst du über Slack automatisch eine private Nachricht, dass die Aufgabe erledigt wurde. Das Gleiche gilt, wenn jemand eine neue Aufgabe irgendwo hinzufügt oder dir zuweist. So weißt du immer Bescheid und ihr vermeidet Informationslücken bzw. spart wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben.

Fazit

Wie du siehst, ist es gar nicht so schwer, mehr unter einen Hut zu bekommen. Das Zauberwort heißt einfach: Selbstmanagement bzw. Zeitmanagement! Mit ein paar wenigen Stellschrauben kannst du so schon viel deiner Zeit effektiver nutzen, deine Prozesse und Arbeit zu erleichtern und dein Mindset auf Erfolg stellen.

Welchen der Tipps wirst du als erstes direkt umsetzen? Erzähl es mir in den Kommentaren, ich bin gespannt! ?

17 Gedanken zu „6 wertvolle Selbstmanagement-Tipps: So nutzt Du Deine Zeit richtig!“

  1. Hallo Sebastian,

    tolle Zusammenfassung. Ich finde Routine ist eines der wichtigsten Faktoren um langfristig erfolgreich zu sein! Routine erfordert jedoch Disziplin damit diese Kontinuität bekommen und damit haben wir schon die für mich wichtigsten Eigenschaften zusammen!

    Ich finde Scrivener sieht sehr kompliziert aus… Gibts da denn noch irgendwelche alternativen (gerne auch Browserbasiert)?

    Beste Grüße

    André

    Antworten
    • Da kann ich Dir helfen, sofern Du mit dem Mac arbeitest 😉 Ich nutze »Ulysses«, das ist wesentlich einfacher als Scrivener, geschrieben wird mit Markdown – kostet ca. 45 Euro im Mac App Store.

      Antworten
  2. Hallo Sebastian,

    sehr gute Zusammenstellung die vor allem eins zeigt: auch ein digitaler Nomade liegt nicht nur in der Hängematte und sein Geld vermehrt sich automatisch. Beruhigt mich zu lesen das auch du nur mit Routinen richtig produktiv bist. Dachte schon meine Projektleiter Vergangenheit hätte mich komplett versaut 😉 Auch bei mir wird immer mehr in Routinen gepackt, nur so kann ich meinen Blog weiterausbauen und wirklich produktiv sein. Da ich das ganze nebenberuflich mache (ja ich bin (noch) ein 9 to 5 worker 🙂 ) ist das wichtig um nicht jede Nacht stundenlang vorm Rechner zu sitzen….

    Viele Grüße
    Oliver

    Antworten
  3. Hi Sebastian,

    dein Blog ist echt schick. Allerdings habe ich gerade durch Zufall festgestellt, dass wenn ich Text markiere dieser unleserlich gelb wird. Weiß nicht ob das von dir so geplant ist 😉

    Könnte man vielleicht anders lösen.

    Antworten
  4. Vielen Dank für diese Übersicht.

    Meinst du deine virtuelle Assistentin hat noch Kapazitäten frei für einen weiteren Unternehmer? Ich würde dein Steuermodell gerne kopieren und dieselben Tools verwenden. Momentan MUSS ich alles ausdrucken, sammeln und dann zur Steuerberaterin senden, die allerdings NICHT die Einkommenssteuer mit macht. :/

    Oder hast du deine virtuelle Assistentin über eine besondere Plattform gebucht?

    LG
    Ralf R. erfolgswolf Wenda 😉

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  5. Hi Sebastian, vielen Dank für diesen Beitrag. Ich finde vor allem das Tool zum bestimmen der Schreibgeschwindigkeit sehr spannend: 72 WPM habe ich geschafft. 😉

    Antworten
  6. Danke für die tollen Tipps, Sebastian. Ich werde mir fastbill mal genauer anschauen und mit meinem Steuerberater koppeln, wie genial. Liebe Grüße, Madhavi

    Antworten
  7. Lieber Sebastian,

    ich glaube das viele Menschen nicht verstehen wie ich mein Leben meistere. Auf der anderen Seite habe ich manchmal das Gefühl, ich könnte noch viel mehr schaffen. Wie schaffen das andere. Übrigens habe ich 76 Wörter im ersten Durchlauf aber mit 7 Fehler 🙁

    Bin gespannt wer die 70 fehlerfrei hier überbietet 🙂

    Liebe Grüße aus Wien,
    Sebastian – ithelps

    Antworten
    • Ich hab es nach mehreren Anläufen überboten: 74 Wörter pro Minute fehlerfrei. Aber bei Sebastian (Carnaves) scheint ja nicht fehlerfrei gemeint zu sein – wie das »Produktivitäts-Gehimnis« wohl beweist 😉

      Antworten
  8. Coole Zusammenfassung von Produktivitäts-Hacks. Wusste gar nicht, dass man Fastbill auch für eingehende Belege nutzen kann. Was meint denn dein Steuerberater zu dieser Art der Archivierung? Hebst du die Belege trotzdem noch offline auf?

    Antworten
    • Bisher gab es keine Beschwerden.

      70{c028eea7cfeb4c1914b3ac8b825f70807a6e06e679932787dc4bc30ce6fecf4c} meiner Geschäftsausgaben werden Online getätigt. Bei denen gibt es sowieso nur den Beleg online, der direkt an Vera weitergeleitet wird, und daher ist es überhaupt kein Problem. Die restlichen 30{c028eea7cfeb4c1914b3ac8b825f70807a6e06e679932787dc4bc30ce6fecf4c}, dazu gehören Tankquittungen, Bewirtungsbelege etc., werden mit Scanbot eingescannt und direkt an FastBill geschickt.

      Ich habe immer einen Umschlag im Rucksack, wo ich diese Belege sammele und schicke den gesamten Umschlag nach der Reise an meinen Steuerberater, der dann auch die Buchhaltung für diese restlichen Quittungen übernimmt!

      Antworten

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