Viele, vor allem Menschen, die mit einem Online Business selbstständig sind, kennen das wahrscheinlich – Projekte und Aufgaben türmen sich und ständig kommen neue Gedanken oder Wunsch-Projekte auf, die man am liebsten sofort angehen würde.

Hier verwandelt sich häufig ein Luxus der Selbstständigkeit – nämlich die Freiheit, sein Business und seine Projekte so gestalten zu können, wie man es möchte – in einen kleinen Nachteil. Denn wenn man die Freiheit hat, alles so umzusetzen, wie man es möchte und die Projekte anzugehen, auf die man Lust hat, dann nimmt das Ganze schnell überhand und der Fokus auf das Wesentliche geht verloren.

Dabei noch Familie, Freunde, Fitness oder Hobbies unter zu bekommen, wird dann zu einem regelrechten (innerlichen) Kampf, der einen letztendlich nur noch stresst und deprimiert. Am Ende bleiben dann viele Dinge halb angefangen liegen, weil einfach die Zeit fehlt oder man irgendwann zwischendrin doch merkt, dass die Tätigkeit gar nicht so zielführend oder spaßig ist, wie am Anfang gedacht.

Aber das kann doch nicht der Normalzustand sein, oder? So eine kreative Chaosphase, in der die Ideen nur so sprudeln und man fünf Projekte gleichzeitig offen hat, ist vielleicht mal für einen begrenzten Zeitraum gut und motivierend, doch auf lange Sicht erhält so kein Projekt und kein Lebensbereich die Aufmerksamkeit, die wir ihm gerne geben würden und die Ergebnisse sind oft nicht zufriedenstellend.

Deshalb habe ich mich für diesen Artikel hingesetzt und geschaut, welche Schritte wichtig sind, wenn es darum geht, Prioritäten richtig zu setzen, Projekte erfolgreich zu Ende zu bringen und eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu etablieren.

Zeitmanagement vs. Selbstmanagement

Begibt man sich auf die Suche nach möglichen Strategien, um Licht in das Projekt-Chaos zu bringen, dann stolpert man oft über den Begriff des Zeitmanagements. Doch lässt sich Zeit überhaupt managen? Eher nicht – Zeit vergeht für jeden von uns immer gleich schnell, jeder Tag hat für jeden Menschen die gleichen Stunden, viel managen lässt sich da nicht.

Was wir aber managen können und worauf wir einen Einfluss haben, das ist unser eigenes Management – das Management unserer Aufgaben, Projekte und Vorhaben, die uns wichtig sind oder die einfach notwendig sind. Hier wird dann oft der Begriff Selbstmanagement verwendet.

Doch wie manage ich mich denn nun am besten selbst und wo fange ich an? Hier kommt das Priorisieren ins Spiel. Denn um anfangen zu können, müssen wir erst einmal wissen, womit wir überhaupt anfangen sollen.

Zeitmanagement vs Selbstmanagement

So setzt du Prioritäten richtig

Um für deine verschiedenen Aufgaben, Projekte und Lebensbereiche Prioritäten setzen zu können, sind vorab und auch danach einige zusätzliche Schritte nötig, damit das Priorisieren überhaupt erfolgreich sein kann. Ich habe das Ganze dafür in drei Schritte unterteilt:

Schritt 1: Überblick verschaffen

Bevor du irgendetwas priorisieren kannst, ist erst einmal wichtig zu wissen, was priorisiert werden sollte. Deshalb geht es im ersten Schritt vor allem darum, sich überhaupt erstmal einen Überblick über all die Dinge zu verschaffen, die du gerne umsetzen oder denen du gerne mehr Raum in deiner Planung geben würdest oder die du einfach erledigen musst.

Das könnte dann zum Beispiel wie folgt aussehen:

  • Business Projekt A
  • Business Projekt B
  • Business Projekt C
  • Fitness
  • Zeit mit Familie und Freunden
  • Weiterbildung
  • Buchhaltung/Steuern
  • Etc.

Dabei ist es erst einmal völlig egal, in welcher Reihenfolge die verschiedenen Tätigkeiten aufgeschrieben werden. Wichtig ist nur, dass es Dinge sind, die du gerne angehen würdest oder aber angehen musst.

Schritt 2: Gewichtungen vergeben

Erst im zweiten Schritt geht es nun darum, die eben aufgeschriebenen Projekte und To Dos zu sortieren und einzuordnen. Dafür hat sich für mich vor allem eine Methode herauskristallisiert, mit der du deine verschiedenen Projekte gut einordnen und anschließend entsprechend Prioritäten vergeben kannst.

Die Eisenhower-Methode

Bei der Eisenhower-Methode unterteilst du die eben aufgelisteten Projekte und Aufgaben vor allem in zwei Kategorien:

  1. Wichtigkeit (Wichtig/Nicht wichtig)
  2. Dringlichkeit (Dringend/Nicht dringend)

Diese beiden Kategorien lassen sich in einer Matrix sehr übersichtlich darstellen, wodurch sich die verschiedenen Tasks noch einfacher zuordnen lassen:

Prioritäten setzen Eisenhower Methode

Tipp: Zwar mag vielleicht der Eindruck “Das ist alles wichtig” beim ersten Blick auf unsere To Do Liste entstehen, jedoch belügen wir uns damit eigentlich nur selbst. Wenn du deine Liste differenziert und ehrlich anschaust, wirst du Unterschiede in der Gewichtung erkennen. Um zu klären, ob eine Aufgabe oder ein Bereich für dich wichtig ist, können dir beispielsweise die folgenden Fragen helfen:

  • Welche Werte sind mir wichtig? Passt das Projekt dazu?
  • Was sind meine langfristigen Ziele (in 5/10/20 Jahren)?
  • Bringt mich diese Aufgabe meinen Zielen näher?
  • Brauche ich dieses Projekt aktuell (zum Beispiel für mein Haupteinkommen), oder kann ich es nochmal zurückstellen?
  • Was erreiche ich mit dem Projekt und ist mir das wichtig?

Schritt 3: Prioritäten setzen und weiteres Vorgehen ableiten

Wenn du alle deine verschiedenen Projekte und Aufgaben in die Matrix eingeteilt hast, lassen sich mit der Eisenhower-Methode auch bereits die nächsten Schritte ableiten:

  • Projekte “Wichtig/Dringend”: Das sind deine top Projekte! Hier ist es wichtig, dass du sie zeitnah angehst und strukturiert umsetzt. Projekte in diesem Quadranten verdienen eine “Prio 1”.
  • Projekte “Nicht wichtig/Dringend”: Hier finden sich meist die unliebsamen Dinge, die einfach gemacht werden müssen. Versuche, diese Aufgaben so gut es geht auszulagern oder zu delegieren. Ansonsten sollten auch sie zeitnah einen Platz in deinem Kalender bekommen. Hier gilt die Devise: “Augen zu und durch!”.
  • Projekte “Wichtig/Nicht dringend”: Das sind oft Aufgaben, die uns vielleicht am Herzen liegen, aber aktuell einfach noch nicht im Vordergrund stehen, oder die wir irgendwann mal erledigen sollten, zum Beispiel eine neue Software einführen, weil Prozesse damit schneller abgewickelt werden könnten. Hier empfiehlt es sich, die Tasks für einen späteren Zeitpunkt im Kalender zu notieren, oder noch besser – eine separate Liste mit diesen Aufgaben präsent zu haben und sie in ruhigen Minuten anzugehen, wenn die dringenden Projekte mal eine Pause haben.
  • Projekte “Nicht wichtig/Nicht dringend”: Diese Projekte kannst du getrost streichen, oder aber auf eine “Mache ich irgendwann mal”-Liste verbannen. Über diese Aufgaben solltest du dir erst einmal keinen Kopf machen, sollte dir jemals wirklich langweilig sein, kannst du dich ihnen widmen.

Nützliche Tipps beim Priorisieren

Doch auch wenn du deinen anstehenden Aufgaben ihre Priorität entsprechend der Eisenhower-Methode zugeteilt hast, kann es immer noch vorkommen, dass die Liste eine Liste bleibt und du sie nicht weiter angehst. Natürlich heißt es jetzt – ins Tun kommen und die To Dos wie geplant angehen. Damit das ein bisschen leichter fällt, habe ich hier noch die besten Tipps für’s Priorisieren und das anschließende Loslegen aufgelistet:

Fristen vergeben: Du weißt nun, welche Aufgaben du als erstes angehen solltest, doch wenn wir nicht festlegen, zu wann etwas erledigt sein soll, neigen wir oft dazu, Dinge vor uns her zu schieben und trotz hoher Priorität nicht wirklich anzugehen. Deshalb die wichtigste Empfehlung, damit das Priorisieren der Aufgaben nicht umsonst war: Setz dir Deadlines, zu wann du eine Aufgabe erledigt haben willst. Mit diesen Fristen im Blick lässt es sich leichter starten und auch am Ball bleiben. Schließlich willst du spätestens an der Deadline zufrieden einen Haken hinter die Aufgabe setzen, oder nicht?

Zeiten mit hoher Konzentration blocken: Zu Beginn eines Arbeitstages haben die meisten Menschen auch die meiste Energie und Konzentration. Deshalb solltest du die wichtigsten Aufgaben direkt als Erstes angehen. Plane dir am besten für jeden Tag einen gewissen Zeitraum zu Beginn deines Arbeitstages ein, an dem du die Aufgaben mit höchster Priorität nacheinander ab arbeitest, bevor du dich anderen Aufgaben, die an dem Tag anstehen, widmest.
Wichtig: Nicht alle Menschen haben direkt am Anfang des Tages ihr Hoch. Nimm also die verschiedenen Phasen, in denen du wach und konzentriert bist, bewusst wahr und plane deine Aufgaben entsprechend. Wenn du erst gegen Nachmittag richtig konzentriert arbeiten kannst, dann blocke dir eben dann eine Zeit für die wichtigsten Aufgaben.

Sechs Aufgaben für jeden Tag: Den vorangegangenen Tipp kannst du außerdem gut mit der Ivy-Lee-Methode kombinieren. Hierbei notierst du dir für jeden Tag die sechs wichtigsten Tätigkeiten, die du an diesem Tag angehen möchtest. Arbeite dann in der dafür geblockten Zeit strikt eine nach der anderen davon ab. Am besten entsprechend ihrer Wichtigkeit, also die Aufgabe mit der höchsten Priorität zuerst. In dieser Zeit mal schnell eine andere Aufgabe einzuschieben ist nicht erlaubt, ebenso wenig wie andere Ablenkungen. Solltest du nicht alle sechs To Dos in dem geblockten Zeitraum geschafft haben, übernimmst du die übrig gebliebenen Aufgaben in die Liste für den nächsten Tag und füllst diese mit neuen Aufgaben auf, sodass es wieder sechs sind.

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Pausen und Puffer einplanen: Bei all den Listen und Zeitblöcken solltest du nicht vergessen, auch Puffer und Pausen zwischen den Aufgaben einzuplanen. Zu eng getaktete To Dos verursachen unnötigen Stress und zu wenig Pausen verringern die Konzentration. Außerdem ermöglicht es dir die bewusst frei gehaltene Zeit, spontane, wichtige Zwischenfälle problemlos einzuschieben oder in Ruhe Energie für die nächste Aufgabe zu tanken.

Große Projekte überschaubar machen: Hast du ein wirklich großes Projekt auf deiner To Do Liste, empfiehlt es sich, dieses in kleine Zwischenziele, auch Meilensteine genannt, runterzubrechen und diese zu terminieren. So weißt du Schritt für Schritt, welche Aufgaben du für das große Ziel angehen musst. Außerdem sind die Zwischenziele schneller erreicht. Das steigert die Laune und hält die Motivation hoch.

Prioritäten setzen

Die häufigsten Fehler beim Prioritäten setzen

Du hast deine Projekte priorisiert, aber irgendwie haut es immer noch nicht richtig hin oder fühlt sich nicht zufriedenstellend an? Dann habe ich hier noch ein paar Punkte gesammelt, die du überdenken könntest. Vielleicht hat sich ja einer der typischen Fehler beim Priorisieren auch bei dir eingeschlichen?

Keine Zeit zum Priorisieren einplanen: Ein Fehler, den du beim Prioritäten setzen machen kannst ist, keine Zeit einzuplanen, in der du wirklich bewusst Prioritäten setzt! Es mag sein, dass du denkst “Ach, mir ist klar, welche Aufgaben oberste Priorität haben”, aber das kann schief gehen. Wie bereits geschrieben, neigen wir Menschen dazu, bei einem Blick auf unsere anstehenden Aufgaben vieles als wichtig zu empfinden, auch wenn es vielleicht gar nicht dem eigentlichen Zweck oder Ziel dient. Oder es passiert, dass wir uns an dem einen Tag sicher sind, dass Aufgabe A am wichtigsten ist, aber am nächsten Tag Tätigkeit B schon wieder viel wichtiger erscheint. Deshalb – bevor du Aufgaben planen und angehen kannst, ist es empfehlenswert, sie bewusst zu priorisieren, am besten schriftlich.

Durch das Priorisieren die Flexibilität verlieren: Hast du Prioritäten gesetzt und diese im Idealfall auch terminiert, ist das großartig. An dieser Planung solltest du festhalten und sie nicht nach kurzer Zeit direkt wieder über den Haufen werfen. Trotzdem dürfen wir nicht vergessen, dass sich Pläne und auch Prioritäten ändern können. Vielleicht kommt es sogar dazu, dass sich durch äußere oder innere Veränderungen Ziele verschieben oder Aufgaben wegfallen. Zu Punkt Nummer 1 zählt also auch: immer wiederkehrende Zeiten zum Priorisieren einzuplanen. Es bietet sich an, zum Beispiel einmal im Monat bestehende Prioritäten zu überdenken und neue zu setzen. So bleiben deine Vorhaben aktuell und du motiviert.

Das Ziel aus den Augen verlieren: Die Prioritäten sind gesetzt und die nächsten Aufgaben klar. Doch was war eigentlich das Ziel dahinter? Gerade wenn große Projekte in kleinere Schritte unterteilt werden, kann die Motivation oft flöten gehen, weil man das große Ziel nicht mehr vor Augen hat. Deshalb auch hier meine Empfehlung: Setze dich einmal im Monat hin und schau dir deine Prioritäten an – was ist das große Ganze? Wofür stehen die einzelnen Aufgaben? Was willst du damit erreichen und ist es überhaupt noch das, was du erreichen möchtest? Denn das Schöne am eigenen Business – Ziele und Pläne wachsen und entwickeln sich mit dir!

Prioritäten und Ziele werden nicht ernst genommen: Du hast deine Aufgaben priorisiert, Zeiten dafür geblockt und Fristen gesetzt, aber jedes Mal, wenn du loslegen willst, kommt etwas dazwischen? Ein Anruf, eine E-Mail oder ein Gedanke, der genau jetzt umgesetzt werden sollte? Damit kommt man natürlich nicht weit und dann hilft auch alles Priorisieren nichts. Frage dich dann besser nochmal, ob das was du da beim Priorisieren als “Wichtig” eingestuft hast, auch wirklich wichtig ist, und wenn ja, warum. Deine obersten Prioritäten sollten dir wichtig sein und so auch der dafür geblockte Zeitraum. E-Mails und Anrufe können meist auch noch eine Stunde warten, bis die wichtigsten Aufgaben eben erledigt sind. Und wenn es dringende To Dos sind, die gemacht werden müssen, du sie aber nicht gerne tust, dann liegt das vielleicht am nachfolgenden Fehler.

Aufgaben wurden nicht oder falsch delegiert: Bei der Eisenhower-Methode gilt als Anweisung für den Bereich “Dringend/Unwichtig”: wenn möglich, abgeben! Wenn du Aufgaben, die du nicht gerne oder vielleicht nicht so gut wie jemand anders machst, nicht abgibst, dann resultiert das schnell im vorangegangenen Problem. Trotz dem Setzen von Prioritäten werden die Aufgaben vor sich hergeschoben, weil man sie einfach nur ungern macht.

Das erste Mal eine Aufgabe auszulagern kann einiges an Überwindung kosten – an wen gebe ich die Aufgabe am besten ab? Macht der andere das auch wirklich richtig? Sollte ich das nicht doch lieber selbst übernehmen? In der Zeit, in der du jedoch unliebsame, aber wichtige Aufgaben an andere abgibst, die das gerne und gut machen, hast du auch Zeit für Aufgaben, die du gerne machst und die wichtig sind. Anstatt also unschöne Aufgaben vor dir herzuschieben und die Zeit mit unwichtigem zu vergeuden, schlag lieber zwei Fliegen mit einer Klappe und delegiere die richtigen Aufgaben an die richten Leute!

Fazit

Ein eigenes Online Business aufzubauen und erfolgreich zu führen bedeutet vor allem auch, Verantwortung zu übernehmen: Für die Ziele, die erreicht werden wollen und die Projekte und Aufgaben, die als erstes angegangen werden sollten. Das zu entscheiden ist nicht immer einfach. Deshalb hoffe ich, dass ich dir mit diesem Artikel eine gewisse Orientierung und Klarheit geben konnte. Wenn du die einzelnen Schritte im Zusammenhang mit der Eisenhower-Methode nacheinander gehst und dabei die wichtigsten Tipps und Fehler beim Priorisieren beachtest, sollte deinem erfolgreichen Business in der Hinsicht nichts mehr im Weg stehen.

Nutzt du dieses Vorgehen bereits, um deine Prioritäten in der Selbstständigkeit zu setzen oder hast du andere Tipps, die sich für dich bewährt haben? Lass es mich in den Kommentaren wissen und erzähl mir von deinen Erfahrungen!

Lese-Tipp: