Du kennst sie: die Menschen, die ein erfolgreiches Unternehmen führen, viel unterwegs sind, Vollzeit Bloggen und es trotzdem schaffen, einzukaufen und regelmäßig Sport zu machen.

Diese Menschen haben auch nur 24 Stunden Zeit am Tag, genau wie du, und trotzdem scheinen sie einfach viel mehr hinzubekommen!

Kennst du solche Menschen und das Gefühl? Das Gefühl, das andere viel mehr schaffen, als man selbst? Vielleicht zählst du sogar mich zu diesen Personen, die mehr schaffen als andere, vielleicht auch nicht.

Ich kenne ein paar solcher Menschen und bin der Meinung, dass auch ich sehr viel in meinen täglichen 24 Stunden erledigt bekomme.

Der Unterschied zwischen mir, zwischen Menschen, die viel schaffen, und solchen, die eben nicht so viel hinbekommen, ist, dass wir ganz anders an unsere Aufgaben herangehen, Zeitmanagement perfektioniert haben und entsprechend anders organisiert sind.

Wir sind also keine Superhelden, oder irgendwie begabt, wir haben einfach nur gelernt, uns gut zu organisieren und unsere Zeit besser einzuteilen. Und du kannst das auch! Wie genau du das hinbekommst und endlich auch mehr in deiner Zeit erledigst, verrate ich dir in den nächsten Zeilen!

Die Einstellung zählt!

Zu allererst muss du dich mental auf deine Aufgaben vorbereiten, bevor du dich ihnen überhaupt richtig widmen kannst. Denn völlig verplant an eine Aufgabe heranzugehen, führt zu nichts. Dafür solltest du jede Aufgabe wie eine Challenge sehen, und nicht wie ein lästiges Übel, das du erledigen musst. Deine eigene Einstellung hat viel damit zu tun, wie gut und wie schnell du Aufgaben erledigst!

Sei immer 100% verpflichtet!

Wenn ich etwas mache, mache ich es voll und ganz. Ich lasse mich nicht von anderen Dingen ablenken, und gebe meiner aktuellen Aufgabe immer meine volle Aufmerksamkeit. Egal was ich tue, ich tue es zu 100%, bin zu 100% dabei.

Facebook, Instagram, E-Mails und Co. werden dabei so gut es geht blockiert und geschlossen. Auch meine Benachrichtigungen auf dem Handy habe ich ausgestellt, um nicht immer wieder aus meinem Arbeitsprozess herausgeholt, und daran erinnert zu werden, dass andere Aufgaben auf mich warten.

Multitasking bringt nichts!

100 % zu geben bedeutet gleichzeitig keine zwei Dinge oder gar Mehreres auf einmal zu machen. Wenn ich, wie jetzt zum Beispiel diesen Beitrag hier schreibe, dann habe ich nur Scrivener und eventuell meine Browserfenster zur Recherche auf. Alles andere ist geschlossen und ich haue mit einer Geschwindigkeit von 70 Wörtern die Minute in die Tasten.

Eine Geschwindigkeit, mit der die meisten übrigens nicht mithalten können, und die ein Teil meines Produktivitäts-Gehimnisses ist!

Routinen sind wichtig!

Die meisten wollen aus ihrem 9-to-5 Job raus, weil sie frei sein wollen, frei von Routinen, frei von immer gleichen Abläufen und Arbeitsprozessen. Doch ich verrate dir etwas: Routinen sind gut, nein, sogar geil!

Routinen helfen dir dabei, Aufgaben und größere Projekte zu übersehen, Routinen machen dich produktiver, geben dir Sicherheit und motivieren. Ich bin deshalb ein großer Fan von Routinen!

Ich war zum Beispiel noch nie so produktiv, wie zu der Zeit, in der ich mein Buch auf Bali geschrieben habe. Jeden Morgen bin ich um halb 7 aufgestanden, habe eine Kleinigkeit zuhause gefrühstückt, mich dann hingesetzt und 1.000 Wörter für mein Buch geschrieben.

Danach ging es in die Stadt für ein zweites, etwas größeres Frühstück, bevor ich ins Co-Working-Space gezogen bin, um mich anderen Aufgaben zu widmen. Bis zum Mittagessen habe ich zum Beispiel 1.000 bis 2.000 weitere Wörter für Blogposts geschrieben oder kreative Konzepte erarbeitet. Danach habe ich mich erst um administrative Dinge, wie E-Mails beantworten, Facebook-Updates schedulen etc. gekümmert und gegen 18-19 Uhr habe ich mich zurück gelehnt, mir eine Massage gegönnt und bin etwas essen gegangen!

Das war eine klasse und vor allem super produktive Zeit für mich, auch wenn fast jeder meiner Tage gleich aussah. Ab und zu habe ich mir auch den Luxus erlaubt und mittags eine kleine Pause eingelegt, um surfen zu gehen, und so neue Energie und Kreativität zu tanken.

Hänge mit Gleichgesinnten ab!

Ich kann das nicht oft genug sagen: es ist super wichtig, viel mit Gleichgesinnten abzuhängen! Denn wenn du mit Menschen zusammen bist, die Ähnliches wie du durchmachen und produktiv neben dir an ihren Sachen arbeiten, wirst auch du noch motivierter und effizienter an deine Aufgaben herangehen.

Du wirst automatisch viel produktiver und schnell merken, wie du so immer mehr in kürzerer Zeit schaffst!

Wenn du vielleicht nicht so viel schaffst, wie andere, die du bewunderst, schau einmal um dich herum, mit was für Menschen du täglich dich umgibst. Vielleicht halten sie dich zurück?

Organisiere dich!

Ein großer Teil meines Erfolges hat damit zu tun, dass ich recht gut organisiert bin und meine eigenen Systeme für alles habe.

Ich automatisiere fast alles, was ich automatisieren kann. Wenn ich etwas mal nicht automatisieren kann, dann lager ich es aus und gebe es an Freelancer ab, die es schneller und besser als ich erledigen. So kann ich mich immer auf das Wesentliche, auf das große Ganze konzentrieren!

Dafür nutze ich verschiedene Tools und Softwares, die mir helfen, mich bei meiner Arbeit besser zu organisieren, Prozesse zu automatisieren, und so produktiver zu sein.

Hier ein paar Beispiele:

Buchhaltung und Steuern automatisieren

Meine Steuern sind (fast) ausschließlich automatisiert. Wenn ich etwas kaufe, dann leite ich den Beleg direkt an meine Virtuelle Assistentin weiter und sie pflegt diesen dann direkt bei FastBill ein. Mein Steuerberater hat direkten Zugriff auf mein FastBill-Konto und lädt sich dort jeden Monat alle Einnahmen und Ausgaberechnungen runter. So habe ich kaum noch etwas mit diesem ganzen bürokratischen Zeugs zu tun!

Notizbuch immer online auffindbar

Meine Notizen und Ideen trage ich alle bei Evernote ein. Ich habe deshalb auch ein spezielles Notizbuch von Moleskine, dass extra in Zusammenarbeit mit Evernote erstellt wurde. So kann ich ganz einfach ein Foto von meinen Notizen mit meiner Evernote App machen, und die App wandelt meine offline Notizen direkt ins Digitale um. Dank verschiedener Aufkleber werden meine Notizen gleich ins richtige online Notizbuch übertragen, und ich habe alle meine Ideen am richtigen Ort zusammen.

Und dank der Geo-Location kann ich meine Notizen auch nach Orten filtern. Wenn ich also nicht mehr genau weiß, was ich aufgeschrieben habe, mich aber daran erinnere, dass ich in Barcelona eine geile Idee hatte, kann ich so meine Notizen wieder finden!

Ablenkungsfreier Schreibfluss

Meine Beiträge schreibe ich mit Scrivener. Dort habe ich so gut wie keine Ablenkung, meine Projekte sind in Ordner und Unterordner sortiert ich und kann jederzeit von einem Text oder Ordner zum Nächsten springen. Es ist nicht nur super übersichtlich, sondern auch viel schneller als andere Programme. Bei Word-Dateien muss ich zum Beispiel erstmal warten, bis sich diese öffnen, um dann wohlmöglich festzustellen, dass es gar nicht die Datei war, die ich gesucht hatte.

Team Work

Da ich schon lange nicht mehr alles alleine manage und das auch viel zu viel wäre, ist effiziente Teamarbeit für mich sehr wichtig. Line und ich sind immer zusammen und können Ideen immer gleich besprechen. Aber neben mir und Line arbeiten auch noch andere Menschen mit uns an unseren Projekten, weshalb eine gute Struktur für uns sehr wichtig ist.

Um gut gemeinsam online zu arbeiten, nutzen wir Trello. Hier haben wir für jedes Projekt ein eigenes “Board”, indem die aktuellen Aufgaben eingetragen und zugewiesen werden. So sieht jeder, wer an was arbeitet oder arbeiten muss, und wie weit derjenige mit der Aufgabe ist. So muss nicht ständig nachgefragt werden, ob eine Aufgabe schon erledigt ist, oder nicht.

Um kurze Fragen zu beantworten, nutzen wir Slack. Slack ist wie eine Chat-Funktion, und lässt sich zudem mit Trello verbinden. Perfekt, um innerhalb eines Teams zu kommunizieren, das auf der ganzen Welt verstreut ist!

Wenn jemand im Team zum Beispiel eine Aufgabe in Trello erledigt, erhalte ich über Slack eine private Nachricht, dass die Aufgabe erledigt wurde. Das Gleiche gilt, wenn jemand eine neue Aufgabe irgendwo hinzufügt oder mir zuweist – so weiß ich immer Bescheid!

Alles miteinander verbinden

Vor einiger Zeit habe ich zudem eine weitere, richtig coole Software entdeckt, die mir bei meiner Arbeit hilft: Zapier! Zapier verbindet Softwares miteinander, die normalerweise nicht zusammen arbeiten (können).

Wenn ein Kunde, zum Beispiel an einer unserer Umfragen auf SurveyMonkey teilnimmt, gibt es eigentlich keinen Weg, um ihm eine direkte E-Mail zu schicken. Deshalb nutze ich Zapier, um SurveyMonkey mit Infusionsoft zu verbinden und dem Kunden zwei Tage später eine Dankes-E-Mail zu senden.

So kann ich viele Aufgaben noch besser organisieren und vor allem automatisieren, muss nicht alles manuell erledigen oder gar ständig kontrollieren. Das schafft mir Luft und vor allem einen freien Kopf!

Fazit:

Wie du siehst, ist es gar nicht so schwer, so viel unter einen Hut zu bekommen. Das Zauberwort heißt einfach: Zeitmanagement! Du musst dich einfach besser organisieren und konzentrierter arbeiten. Und mit nur ein paar kleinen Tricks kannst du deine Produktivität um Einiges erhöhen!

Zeitmanagement

17 Kommentare

  1. Coole Zusammenfassung von Produktivitäts-Hacks. Wusste gar nicht, dass man Fastbill auch für eingehende Belege nutzen kann. Was meint denn dein Steuerberater zu dieser Art der Archivierung? Hebst du die Belege trotzdem noch offline auf?

    • Bisher gab es keine Beschwerden.

      70% meiner Geschäftsausgaben werden Online getätigt. Bei denen gibt es sowieso nur den Beleg online, der direkt an Vera weitergeleitet wird, und daher ist es überhaupt kein Problem. Die restlichen 30%, dazu gehören Tankquittungen, Bewirtungsbelege etc., werden mit Scanbot eingescannt und direkt an FastBill geschickt.

      Ich habe immer einen Umschlag im Rucksack, wo ich diese Belege sammele und schicke den gesamten Umschlag nach der Reise an meinen Steuerberater, der dann auch die Buchhaltung für diese restlichen Quittungen übernimmt!

  2. Lieber Sebastian,

    ich glaube das viele Menschen nicht verstehen wie ich mein Leben meistere. Auf der anderen Seite habe ich manchmal das Gefühl, ich könnte noch viel mehr schaffen. Wie schaffen das andere. Übrigens habe ich 76 Wörter im ersten Durchlauf aber mit 7 Fehler 🙁

    Bin gespannt wer die 70 fehlerfrei hier überbietet 🙂

    Liebe Grüße aus Wien,
    Sebastian – ithelps

    • Ich hab es nach mehreren Anläufen überboten: 74 Wörter pro Minute fehlerfrei. Aber bei Sebastian (Carnaves) scheint ja nicht fehlerfrei gemeint zu sein – wie das »Produktivitäts-Gehimnis« wohl beweist 😉

  3. Danke für die tollen Tipps, Sebastian. Ich werde mir fastbill mal genauer anschauen und mit meinem Steuerberater koppeln, wie genial. Liebe Grüße, Madhavi

  4. Hi Sebastian, vielen Dank für diesen Beitrag. Ich finde vor allem das Tool zum bestimmen der Schreibgeschwindigkeit sehr spannend: 72 WPM habe ich geschafft. 😉

  5. Vielen Dank für diese Übersicht.

    Meinst du deine virtuelle Assistentin hat noch Kapazitäten frei für einen weiteren Unternehmer? Ich würde dein Steuermodell gerne kopieren und dieselben Tools verwenden. Momentan MUSS ich alles ausdrucken, sammeln und dann zur Steuerberaterin senden, die allerdings NICHT die Einkommenssteuer mit macht. :/

    Oder hast du deine virtuelle Assistentin über eine besondere Plattform gebucht?

    LG
    Ralf R. erfolgswolf Wenda 😉

  6. Hi Sebastian,

    dein Blog ist echt schick. Allerdings habe ich gerade durch Zufall festgestellt, dass wenn ich Text markiere dieser unleserlich gelb wird. Weiß nicht ob das von dir so geplant ist 😉

    Könnte man vielleicht anders lösen.

  7. Hallo Sebastian,

    sehr gute Zusammenstellung die vor allem eins zeigt: auch ein digitaler Nomade liegt nicht nur in der Hängematte und sein Geld vermehrt sich automatisch. Beruhigt mich zu lesen das auch du nur mit Routinen richtig produktiv bist. Dachte schon meine Projektleiter Vergangenheit hätte mich komplett versaut 😉 Auch bei mir wird immer mehr in Routinen gepackt, nur so kann ich meinen Blog weiterausbauen und wirklich produktiv sein. Da ich das ganze nebenberuflich mache (ja ich bin (noch) ein 9 to 5 worker 🙂 ) ist das wichtig um nicht jede Nacht stundenlang vorm Rechner zu sitzen….

    Viele Grüße
    Oliver

  8. Hallo Sebastian,

    tolle Zusammenfassung. Ich finde Routine ist eines der wichtigsten Faktoren um langfristig erfolgreich zu sein! Routine erfordert jedoch Disziplin damit diese Kontinuität bekommen und damit haben wir schon die für mich wichtigsten Eigenschaften zusammen!

    Ich finde Scrivener sieht sehr kompliziert aus… Gibts da denn noch irgendwelche alternativen (gerne auch Browserbasiert)?

    Beste Grüße

    André

    • Da kann ich Dir helfen, sofern Du mit dem Mac arbeitest 😉 Ich nutze »Ulysses«, das ist wesentlich einfacher als Scrivener, geschrieben wird mit Markdown – kostet ca. 45 Euro im Mac App Store.

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