personal assistant

Schaffst du es nicht mehr dein Business alleine zu führen? Hast du mittlerweile so viel zu tun, so viele Aufträge, die reinkommen und denen du nicht mehr hinterherkommst? Und festes Personal einzustellen ist einfach keine wirkliche Option für dich?

Keine Panik – das ist alles gar nicht so schlimm! Denn auch hierfür gibt es eine Lösung: du solltest dir einfach mal Gedanken über die Möglichkeit eines Personal Assistant (PA) oder virtuellen Assistenten (VA) machen. Beide haben mehr Vor- als Nachteile und ich möchte dir heute einmal aufzeigen, wie ich Teile meiner täglichen Arbeit an Assistenten ausgelagert habe.

Vorteile eines Personal Assitant oder Virtuellen Assistenten:

Ich dachte früher auch, dass alles, was ich in meinem Arbeitsalltag so erledige, auch unbedingt von mir gemacht werden muss. Ich bin ein Kontrollfreak und habe immer das Bedürfnis zu wissen, was in meinem Business abgeht. Der Gedanke, mir jemanden zu holen, der mir Teile dieser Arbeit abnimmt kam für mich nicht in Frage.

Ich dachte, als erfolgreicher Blogger muss ich schließlich auch persönlich auf alle E-Mails antworten, ich muss auch meine ganzen Social Media Aktivitäten selbst machen, und Kommentare auf anderen Blogs selbst schreiben etc. pp…die Liste ist endlos!

Erst als Conni und ich uns zuerst Tanja und dann Carina an Board für unseren Blog Camp Onlinekurs geholt haben, habe ich gelernt loszulassen. Auf einmal habe ich jemanden dafür bezahlt, dass er/sie den Support erledigt. Ich habe über Nacht Stunden an Zeit dazu gewonnen, die ich in Projekte investieren konnte, die mich und meine Businesses weiterbringen.

Durch die gewonnene Zeit habe ich endlich die Möglichkeit, mich wieder um das “Big Picture” zu kümmern und die Unternehmen in die richtige Richtung zu steuern. Wir haben Blog Camp noch geiler gemacht und nebenbei auch noch Support Camp aufgezogen und trotzdem hat sich keiner unsere Teilnehmer vernachlässig gefühlt.

Die Vorteile liegen also ganz klar auf der Hand:

– Mehr Zeit durch das Abgeben von Aufgaben

– Effektivere Nutzung der eigenen Zeit und Ressourcen

– Lernen Aufgaben abzugeben

– Mehr Vertrauen in andere Menschen

– Andere Perspektive auf Aufgaben durch den Assistenten

– Abgabe von lästigen Aufgaben wie Recherche

– Zeit für strategisches Management und das „Big Business“

– Kann sehr günstig sein bei Auslagerung ins Ausland

Nachteile eines Personal Assitant oder Virtuellen Assistenten:

Es fällt mir echt schwer über Nachteile eines Personal Assistant oder Virtual Assistenten schreiben. Mir fallen auf die schnelle nämlich keine wirklichen Nachteile ein. Die meisten Probleme, wenn man sie überhaupt Probleme nennen kann, sind durch schlechte oder nicht detaillierte Kommunikation meinerseits entstanden.

Ich habe nun Assistenten im Inland, also in Deutschland, und im Ausland gehabt, und bin eigentlich total begeistert. Ein klarer Vorteil von Assistenten im Inland ist natürlich, dass diese auch bei wenig Details für eine Aufgabe mitdenken, was im Ausland nicht immer gegeben ist.

Anabelle, meine Assistentin auf den Philippinen, arbeitet quasi wie ein Roboter und macht genau das, was ich ihr sage. Nicht mehr und nicht weniger. Sie stellt auch wenig Fragen, nur wenn sie etwas gar nicht versteht. Daher sind (fast) alle Fehler die ihr unterlaufen, meine Fehler, da ich sie entweder gar nicht oder nicht richtig kommuniziert habe.

Hier eine kleine Liste an Nachteilen von Personal Assistants und Virtuellen Assistenten:

– Denken manchmal nicht mit (sehen / verstehen nicht das „Big Picture“)

– Kommunikationsprobleme, die zu unerledigten Aufgaben oder schlechten Ergebnisse führen

– Erklärungsaufwand kann größer sein, als die Arbeit selbst zu erledigen

– Kann teuer sein bei Auslagerung im Inland

Aufgaben eines Personal Assitant oder Virtuellen Assistenten:

Wenn Du nun Interesse an der Auslagerung bzw. Outsourcing an Arbeit hast und dir selbst etwas Zeit freischaufeln willst für deine Freizeit oder um noch mehr an deinem Business zu arbeiten, kann ich dir nur empfehlen, dir einen Assistenten zu holen! Fang damit an, deine größten Zeitfresser auszulagern!

Wie bereits erwähnt, habe ich mit der Zeit gelernt, meine Aufgaben abzugeben. Ich habe gelernt, dass ich nicht alles wissen und nicht alles machen muss und habe entsprechend einige Aufgaben auf die Philippinen ausgelagert.

Du fragst dich jetzt wie das geht und was diese Assistentin so für mich macht. Hier sind ihre Aufgaben:

– E-Mails beantworten:

Ich führe neben diesem Blog einen sehr erfolgreichen Reiseblog auf Deutsch und Englisch. Die meisten E-Mails sind auf Englisch. Ich habe für sie eine Anzahl an Vorlagen für die meist gestelltesten Fragen angelegt und sie mixt diese im Notfall. Ihre Englischkenntnisse sind sehr gut und sie erledigt diese Aufgabe sehr gewissenhaft und professionell und nimmt mir entsprechen viel Zeit ab.

Laut einer Studie, verschwenden wir EINEN GANZEN TAG pro Woche mit E-Mails schreiben! Schon aufgefallen?

– Recherche:

Es geht unheimlich viel Zeit für die Recherche von Beiträgen drauf. Anabelle recherchiert Hotels, Veranstalter, Affiliate Netzwerke, Gadgets uvm. und stellt mir die ganzen Resultate in Excel Dateien zusammen, damit ich schnell einen guten Überblick habe, bevor ich anfange einen neuen Beitrag zu schreiben. Wenn ich einen Beitrag über Reiseerfahrungen schreibe, brauche ich dies natürlich nicht. Es ist aber praktisch, wenn ich einen hilfreichen Beitrag mit Tipps erstelle, denn habe ich die besten Ressourcen zu diesem Thema bereits zusammengestellt!

Für unseres Blog Camp haben Conni und ich ebenfalls meine Assistentin beauftragt, die uns große Arbeit bei der Recherche von Hotels abgenommen hat. Für unser anstehendes Blog Camp Retreat auf Gran Canaria, hat Anabelle uns eine ganze liste an Hotels und Resorts nach unseren Kriterien rausgesucht und hat uns stundenlange Arbeit abgenommen!

– Kommentare auf anderen Blogs:

Es geht richtig viel Zeit auf die Bewerbung von Beiträgen drauf. Ich lese sehr viele Blogs und nutze hierfür Feedly. Dort habe ich alles auf einen Blick. Was ich aber viel zu selten mache, ist, Kommentare auf anderen Blog zu hinterlassen, weil ich oft einfach nicht die Zeit habe. Es ist viel einfacher den “Like” Button zu drücken, aber dann wiederum, habe ich überhaupt keine Lust meine ganzen Freunde damit zu nerven, was ich Lese.

Also, immer wenn ich einen guten Beitrag lese, der mir gefällt, leite ich diesen an meine Assistentin weiter und sage ihr Stichpunktartig was mir gefallen hat. Sie besucht dann diese Seit und schreibt meine Meinung ausführlich aus und kommentiert unter dem Blog.

Dies hat für mich zwei Gründe: Erstens, finde ich es eigentlich echt wichtig auf anderen Blogs zu kommentieren, da wir Blogger davon Leben und gute Arbeit gewertschätzt werden sollte. Zweitens, ist dies auch gut für Link Building, auch wenn die Link in den Kommentaren zu 90 % no follow sind!

– Blogposts schreiben:

Auf Blog Camp schreibt Carina unsere ganzen Blogposts. Conni und ich schaffen es zeitlich einfach nicht mehr uns neben unseren eigenen Blogs auch noch richtig um die anderen Blogs zu kümmern. Also lassen wir andere schreiben und redigieren nur noch die Beiträge. Hierdurch sparen wir uns sehr viel Zeit, und dennoch verlieren die Blogposts nicht den Stil unserer Seite.

ANDERE MÖGLICHE AUFGABEN

– Übersetzungen
– Korrekturlesen
– Bildrecherche
– Design / Layout (z.B. von eBooks)
– Video-Editing
– Erstellung & Sortierung vom Email-Listen

 

Wie finde ich den richtigen Personal Assitant oder Virtuellen Assistenten

Einen richtig guten Personal Assistant oder Virtuellen Assistenten zu finden ist nicht unbedingt einfach. Es gibt viele Seiten, die den perfekten Assistenten vermitteln, aber es benötigt auch viel Fingerspitzengefühl und manchmal auch Zeit, um den Richtigen oder die Richtige zu finden.

Ganz wichtig ist es, dass du klein anfängst. Wenn du deine Stelle ausgeschrieben hast, solltest du dir unbedingt eine Vorauswahl der Bewerber machen und ihnen einen kleinen Job erledigen lassen. Alle sollten natürlich den gleichen Job erledigen. Gebe ihnen detaillierte Anweisungen über deine Erwartungen und wie das Resultat aussehen sollte.

Hier eine Beispiel-Ausschreibung einer Mini Recherche für unser Blog Camp Retreat:

Hi XY,

thank you for your proposal!

I would love to start with a little job for you to see your capabilities for my XYZ job as well as for possible future jobs.

I would like this to be the starting point of a long and ongoing business relationship.

In case it’s fine for you, it would be great if you created an excel sheet with Resorts in Costa Rica:

– under 250 USD/night

– including three meals a day

– close to the beach

– with pool, yoga area and conference room

– boutique hotel

Please create an excel sheet and include:

Name of hotel, location, distance to next international airport, category (stars), website URL, price per night and contact of the PR/Marketing office.

Please get back to me and please don’t use more than 5 hours for this job!

Thanks and all the best,

Sebastian”

Wie Du in meiner E-Mail erkennen kannst, bin ich sehr direkt und detailliert. Ich schreibe den Bewerben direkt, dass dies ein Test ist, um zu sehen wie gut sie sind und das dies der Start einer längerfristigen Geschäftsbeziehung ist. Auch sage ich ihnen ganz klar was ich als Resultat erwarte und wie viel Zeit sie hierfür aufwenden sollen.

Natürlich ist dieser erste Testjob bezahlt. Das ist ein kleines Investment, das du machen solltest, um den besten Bewerber herauszufiltern. Das spart dir nämlich auf lange Sicht viel Geld und Nerven!

Fazit:

Einen Personal Assistant oder Virtuellen Assistenten einzustellen ist eine sehr gute Möglichkeit, um mehr Zeit für andere Aufgaben freizuschaufeln, aber auch, um andere Perspektiven auf Aufgaben zu erhalten. Ein Personal Assistant oder Virtual Assistant kann dir bei vielen Aufgaben wie z.B. das Schreiben von Blogposts oder Recherche sowie vieles mehr abnehmen! Es gibt verschiedene Freelancer Portale, wie Elance oder Odesk, wo du deinen nächsten Personal Assistant oder Virutellen Assistenten finden kannst!

13 Kommentare

  1. Hallo Sebastian,
    ich verfolge euch nun schon etwas länger und bin immernoch auf der Suche nach meiner „Nische“ bzw. nach einer Tätigkeit, die ich aufgrund meiner Erfahrung (BWL, kaufmännisch) machen kann 🙂 Da kommt mir doch immer wieder die virtuelle Assistentin vor die Linse 😉 Hast du vielleicht nen Tipp wie ich mich in das Thema reinfinden kann?
    Danke schonmal 🙂
    LG Sandra

    • Hallo Sandra,

      am besten du meldest dich einfach mal bei Elance an und erstellst dir dort ein Profil. Schau einfach mal, welche Jobs dort angeboten werden und fange an dich für diese zu bewerben. Am Anfang solltest du bereit sein unter deinem normalen Stundensatz zu arbeiten um dir ein entsprechendes Portfolio aufzubauen. Mit der Zeit, kannst du diesen steigern.

  2. Hallo Sebastian,
    Toller Artikel und ich stimme Dir zu: mit der Zusammenarbeit mit einem Assistenten gewinnt man oft eine neue Perspektive. Ich nutze oft virtuelle Assistenten (ich nutze aber eine deutsche Firma Ihr virtueller Assistent, ist mir lieber), und habe es auch mehrere Male erlebt, dass ich in der Absprache mit den Assistenten auf bessere Ideen oder einfach andere Vorgehensweisen entdeckt habe. Manchmal hilft es immens, wenn man jemanden, der so zu sagen nicht aus der Branche ist, eine Aufgabe delegiert, um eine neue Perspektive zu gewinnen.

    • Hey Toby,

      ich nutze verschiedene Virtuelle Assistenten je nach Arbeit die ich habe. Zur Zeit bin ich mit mein-virtueller-assistent.de sehr zufrieden. Gerade habe ich die -Neugestaltung meiner Vortragspräsentation an diese Ausgelagert und das hat super funktioniert, kostet aber entsprechend 15-20 € die Stunde. Diese Arbeit, kann ich nicht nach Asien auslagern, da diese nicht verstehen worum es geht. Wenn ich aber Daten sammeln muss, dann lasse ich dies auf den Philippinen oder Indien machen, da es deutlich günstiger ist!

      • Hallo Sebastian,

        danke für den tollen Artikel über VPA`s, habe ihn auch gerne auf meiner FB-Seite meinen Kunden geteilt.
        Seit 1 Jahr habe ich mich mit einem Unternehmen für virtuelle Assistenz selbstständig gemacht. Unser Sitz ist in Bosnien und wir bieten unsere Leistungen ausschließlich im DACH Raum an und stellen Assistenten ein, die in Deutschland gelebt haben und die deutsche Sprache auf muttersprachlicher Ebene beherrschen. Wenn du günstige und dennoch qualitativ hochwertige Assistenz suchst oder testen möchtest schau doch bei „Your Assistent ElliM“ vorbei.

          • Sehr gerne. Da all unsere Assistenten bei uns fest eingestellt sind und ausschließlich aus unserem Büro aus arbeiten, eröffnen wir nächsten Monat ein weiteres Büro und bieten allen potenziellen Neukunden im März eine Schnupperwoche mit 50% Preisnachlass auf die geleisteten Stunden.

    • Hallo, ich habe eine Testaufgabe an einige Firmen gegeben, um eine mir am besten passende auszuwählen. Schließlich bin ich auch bei IVA geblieben. Bin mit ihren Diensten sehr zufrieden.

  3. Spannende Einblicke Sebastian, danke dafür! Nur das mit dem Kommentieren auf anderen Blogs kann ich nicht nachvollziehen. Geht doch sicher schneller, wenn du selbst 2-3 Sätze tippst, als wenn du das erst deiner VPA schickst, oder nicht? o__O Bei mir ist es aktuell so, dass die Dinge, die ich selbst nicht schaffe, leider auf der Strecke bleiben – zum Beispiel regelmäßige Facebook-Posts. Auch nicht die beste Vorgehensweise :-/ Viele Grüße, Katharina

    • Hi Katharina,

      ich lasse meinen VA mittlerweile nicht mehr auf anderen Blog kommentieren, sondern mache das selbst! Dafür hat mein VA jetzt aber das Engagement auf anderen Social Media Kanälen übernommen!

  4. Eine gute Zusammenfassung.
    Ich finde du lieferst hier echt guten Content.
    Andere geben solche Informationen meist nur in irgendwelchen Digitalen Produkten die man teuer einkaufen muss weiter.

    Ich denke wenn das Businiess richtig läuft kann man es zu 90% Outsourcen. Es gibt moment so viele verschiedene Cloudanbieter in allen Formen….
    Wann gehts eig. weiter mit deinen YouTube Channel..?
    Gruß

  5. Hallo Sebastian,

    ich hab heute schon zwei Komentare auf deinem Blog geschrieben, aber da du in diesem Artikel ja quasi dazu Aufrufst aktiv zu Kommentieren, mache ich das natürlich auch.

    Besonders gut hat mir der Tipp mit feedly gefallen, werde das gleich mal testen!

    Vielen Dank

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