Die Erfindung der E-Mail hat es geschafft, dass wir alle viel schneller mit einander kommunizieren können und die Kommunikation auch viel unpersönlicher wird. Auf einmal haben wildfremde Menschen die Möglichkeit, uns direkt zu kontaktieren. Manche Menschen, die sehr beschäftigt sind erhalten am Tag hunderte von E-Mails. Wie schaffst du es, hier durchzukommen und aus der Masse herausstechen, so dass sie deine E-Mail nicht nur lesen, sondern auch auf sie antworten?

An manchen Tagen erhalte ich selbst so viele Emails, dass ich es gar nicht glauben kann. Am 20. Januar 2015 habe ich z.B. ganze 174 E-Mails erhalten! Das große Problem ist, dass ich nicht die Zeit habe, alle zu beantworten, aber sie alle als wichtig einstufe. Oftmals sind es Teilnehmer des Blog Camp Onlinekurses, denen ich allen helfen möchte, oder aber Leser von Off The Path oder TravelWorkLive, die einfach eine Frage zu einem Beitrag haben oder sich mit mir treffen wollen.

Grundsätzlich lese ich ALLE E-Mails, die ich erhalte. 2014 habe ich sogar 400 Stunden fürs Lesen und Beantworten von E-Mails gebraucht, was eindeutig sehr viel ist. Deshalb habe ich mich nun entschieden, einen einzigen Tag dafür einzuführen, und nun ist Montag quasi mein E-Mail-Tag. Ich lese zwar immer noch jede E-Mail jeden Tag, beantworte sie aber nicht direkt, sondern Bommerange sie mir für den kommenden Montag. Alles andere, was wichtig ist und Priorität hat, wird meistens immer noch direkt beantwortet.

Um dir zu helfen unnötige E-Mails zu schrieben, die niemand liest oder beantwortet, und um mir selbst in Zukunft vielleicht auch etwas Zeit zu sparen, will ich in diesem Beitrag mal ein paar Tipps teilen, wie du E-Mails richtig schreibst, um sehr beschäftigte Menschen zu erreichen!

Schreibe einen wirklich, wirklich guten Betreff!

Was ist das Erste, das dein Email-Empfänger sieht und liest? Der Email-Betreff! Und die meisten Leute, die unheimlich viel zu tun haben, öffnen eine Email gar nicht erst, wenn der Betreff nicht ansprechend genug ist. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass Du einen aussagekräftigen Betreff schreibst, der deinen Empfänger dazu verleiht, die Email auch zu öffnen und tatsächlich zu lesen – sprich von deinem Empfänger zum Leser zu werden!

2. Halte dich kurz!

Wie gesagt, kriege ich täglich viele E-Mails. Da geht richtig viel Zeit für drauf und ich lese wirklich jede E-Mail. Daher solltest du jede E-Mail kurz halten. Wenn du es schaffst, eine E-Mail auf einen Absatz, oder noch besser zwei bis drei Sätze zusammenzufassen, dann tust du deinem Leser einen unheimlichen Gefallen. Natürlich sollten die wichtigsten Infos dabei nicht wegfallen!

3. Formatiere deine E-Mails

Es ist viel einfacher eine E-Mail zu lesen, wenn diese ordentlich formatiert ist. Auch in Emails können deshalb Fett-Markierungen, Überschriften oder Aufzählungen genutzt werden. Gerade wenn du mehr als nur ein paar Sätze schreibst, ist das enorm hilfreich für den Leser. Wichtig ist deshalb, dass du Absätze nutzt, und nicht einfach einen lagen Text hinklatschst!

4. Sei positiv und selbstbewusst

Schreibe positiv und selbstbewusst, und mache dich, dein Anliegen oder gar deine Idee durch negative Umschreibungen nicht schlechter als sie ist. Vor allem dein Email-Einstig sollte freundlich und positiv sein! Ich erhalte oft Emails, die mich schon im ersten Satz dazu veranlassen, die Email gar nicht erst weiter zu lesen.

Hier ein kleines Beispiel einer E-Mail samt schlechtem Einstieg und ohne Formatierung, die ich letztens erhalten habe:

“Hallo Sebastian,

Ich wollte eigentlich gar nicht schreiben, weil du ja hunderte von E-Mails erhalten musst, wollte jetzt aber einfach nur mal sagen, wie klasse ich deine Inhalte finde und wie sehr du mir mit Off The Path aber auch deinem neuen Blog geholfen hast. Ich bin gerade auch am überlegen, ob ich mich Selbstständig machen soll, bin mir aber noch unschlüssig wie und mit was. Du hast mir bereits ein paar Ideen gegeben. Ich ware letztens in Thailand unterwegs und habe dort deine Cousine getroffen, was für dein Zufall, wir sind irgendwie auf dich zu sprechen gekommen. Wie genau, weiß ich leider auch nicht mehr. Auf jeden Fall, hatte ich in Thailand eine echt coole Idee, wo ich mal schauen will, ob sich das ganze irgendwie umsetzen lässt. Das braucht aber wahrscheinlich noch etwas Zeit und bis dahin, muss ich ja schließlich auch noch Rechnungen bezahlen und ein normales Leben führen. Weiß du wo ich einen guten App Entwickler finden kann? Ich hatte gesehen, dass du auch eine eigene App entwickelt hast lassen. Irgendwie finde ich mich da noch gar nicht zurecht!

Das wars auch schon. Vielen Dank für alles und wäre klasse, wenn du kurz Zeit findest meine E-Mail zu beantworten.

Alles gute,

XXX”

Der Beginn der Email ist negativ, und nicht sehr selbstbewusst, und der Text sehr lang und ohne Struktur. Da ich alles überfliege, hatte ich bei dieser E-Mail echt ein Problem schnell herauszufinden, worum es eigentlich geht. Hätte der Absender diese E-Mail einmal formatiert, hätte es mich ein paar Sekunden gekostet diese zu lesen und entsprechend zu beantworten. Und ein positiver Einstig bringt mich natürlich viel eher zum Weiterlesen. Hier ein Beispiel, wie die oberste Email umgeschrieben werden kann:

“Hallo Sebastian,

Danke für deinen ganzen Input durch deine Blogs. Ich habe letztens deine Cousine in Thailand kennengelernt. Die Welt ist klein, was?

Ich will eine eigene App erstellen, finde aber keinen guten Entwickler. Hast du vielleicht ein paar Tipps, wo ich anfangen kann?

Viele Grüße,

XXX”

Die zweite E-Mail ist nicht nur kürzer, sondern auch viel strukturierter und beinhaltet dennoch alle wichtigen Informationen der ersten E-Mail. Unterteile deine E-Mails also in kurze Absätze mit wenigen Sätzen. Um etwas in den Vordergrund zu heben, kannst du die Wörter kursiv oder fett markieren.

5. Sag ganz genau, was du vom Leser willst!

Weißt du was mich verrückt macht? Eine E-Mail, in der ich nicht weiß, was der Absender jetzt eigentlich von mir will. Der Absender schickt mir eine E-Mail mit viel Informationen, gibt mir aber überhaupt keinen Anhaltspunkt, was er von mir erwartet.

Willst du, dass ich dir einen Tipp gebe? Willst du, dass ich dich jemanden vorstelle? Oder Feedback auf irgendwas gebe? Du solltest dir immer im Klaren sein, was du von deinem Email-Empfänger eigentlich willst, und warum du ihm überhaupt schreibst.

Hier ein kleines Beispiel:

“Hi erst mal,

ich betreibe seit wenigen Monaten einen Blog und poste dort über diverse Dinge die uns beinahe allen im Alltag passieren, oder Verbesserungsvorschläge nicht mehr so gestresst zu sein.
Es dreht sich im Grunde alles ums Leben und dessen Optimierung im psychischen Sinne, nicht im Physischen.

Gerne würde ich daraus irgendwie ein Business machen, aber da steht bei mir an erster Stelle nichts.
Außer schreiben fällt mir nichts ein und so gerne ich auch schreibe, habe ich keinerlei Ahnung wie ich mehr Besucher bekomme um diese dann irgendwann an ein Buch oder Co heran zu führen.

Webinare, Seminare, dies das. Man könnte Meditationsrunden veranstalten und so weiter, aber ich habe absolut keinen Plan wie und überhaupt. Ob das eine gute Idee ist usw.

Liebe Grüße,

XXX”

Und nun? Was soll ich da genau machen? Neben dem, dass der Absender vielleicht einmal den Blog Camp Onlinekurs durchmachen sollte und sich mehr mit dem Branding, Positioning und vor allem der Thematisierung seines Blogs auseinander setzen sollte, sollte er mir auch einen klaren Call to Action geben!

Wenn du schon eine E-Mail mit unglaublich viel Information verschickst, dann würde ich dir raten, den Call to Action nach ganz oben zu packen. Am besten gleich am Anfang. Zum Beispiel:

“Hallo Sebastian,

Ich schicke dir diese E-Mail um zu sehen, ob du am XXX Zeit hast für ein kurzes Skype Interview für den Blog XXX. Weitere information findest du in dieser E-Mail!”

6. Habe nicht zu hohe Erwartungen!

Wir können heute E-Mails innerhalb von kürzester Zeit abschicken und erwarten neben einer sofortigen, meistens auch eine richtig hilfreiche und umfassende Antwort. Ich erhalte oftmals Emails, die mich mit Fragen bombadieren, Feedback zu bestimmten Dingen oder Idee wünschen, oder gar eine Idee von mir verlangen.

Sei dir immer bewusst, dass der Empfänger deiner Email nicht dein Dienstleister oder gar Berater ist! Viel beschäftigte Menschen sind es nunmal, weil sie tatsächlich viel zu tun haben. Diese Leute haben keine Zeit, dir zu deinen Ideen konkretes Feedback zu geben oder dich gar zu beraten. Und bei mir ist es z.B. auch so, dass Beratung und Feedback eben genau mein Job ist, und mir Leute dafür viel Geld zahlen. Auch wenn ich anderen gerne helfe, und es meistens auch tue, kann ich nicht mal eben eine komplette Beratung ablegen, nur weil mich jemand nett fragt.

Sei dir also im Klaren, dass die meisten Leute dafür erstens keine Zeit haben, und es zweitens meistens Geld kostet, eine umfassende Antwort mit Ratschlägen zu bekommen. Drossel also deine Erwartungen, und frage vor allem auch nicht zu viel auf einmal!

Hier ein Beispiel einer Email mit zu vielen Erwartungen:

“Hallo Sebastian,

Ich weiß, du kennst mich nicht, aber ich habe deinen Blogpost über 1.000 € Nebeneinkommen gefunden. Ich habe in den letzten Wochen also an einem eigenen Blog gearbeitet und habe nun 5 Beiträge online. Kannst du dir diese bitte einmal durchlesen und mir sagen, wie du diese findest? Außerdem, habe ich das mit den Suchmaschinen noch nicht so verstanden. Was muss ich da machen?

Danke dir!”

Ich denke, diese Email zeigt sehr deutlich, dass zu viel gefragt wird, und ich nicht mal eben all diese Dinge tun kann. Merke dir also, dass du keine zu großen Ansprüche stellen solltest! Und zu viel zu verlangen, kann auch schnell ein negatives Bild beim Email-Empfänger entstehen lassen.

Fazit:

Wie immer und überall im Leben gibt es ein Sprichwort, das auch bei der Email Etiquette sehr gut passt: “What goes around, comes around!” Wenn du willst, dass ich oder eine andere beschäftigte Person auf deine E-Mails antwortet, dann musst du erst einmal was für diese tun. Einfach so eine Email schreiben, dass bringt nichts und erhöht die Chancen, dass die Email im Müll landet. Sei freundlich, sei offen und, ganz wichtig, sei professionell und erwarte nicht zu viel. Dann wird ein beschäftigter Mensch auch auf deine Email antworten!

Bist du auch schon auf YouTube? Was sind deine Erfahrungen?

E-mail richtig schreiben

13 Kommentare

  1. Hallo Sebastian,
    danke für den Einblick, bekomm ich glatt nen schlechtes Gewissen. ^^
    Ich kann mir vorstellen, dass es echt anstrengend sein kann so viele Mails zu bekommen und Respekt, dass du sie wirklich alle durcharbeitest.

    LG
    Lydia

    • Hey Lydia,

      da musst du überhaupt kein schlechtes Gewissen haben. Ich hoffe nur, du hast durch den Beitrag gelernt, wie wichtig es ist durchdachte E-Mails zu verschicken! 🙂

      Lg aus Bali,

      Sebastian

  2. Hi Sebastian,
    sehr guter Beitrag. Kann das sehr gut nachvollziehen, da es mir sehr ähnlich geht und ich ebenfalls täglich mit solchen Mails und Anfragen bombardiert werde.

    Beispiel, Stichpunktartig zusammengefasst…
    „Betreff: Dringend. Furchtbar. Alles Scheiße….
    Bin seit einer Woche wieder zurück in der Heimat. Alles grau. Alles scheiße hier. Hatte in Thailand die beste Zeit meines Lebens. Hier hält mich nichts. Komme aus der Gastronomie. Bin besser als alle anderen. Bin schneller. Arbeite härter. Würde alles tun. Mein Bruder ist auch selbständig. Aber die Baustelle gegenüber von seinem Lokal hält die Kunden fern. Du kannst mir bestimmt weiterhelfen. Hoffe auf eine klare Antwort.
    Gruss….“

    Und was soll ich jetzt machen;) ?

    Mein Rat: Willst Du eine klare Antwort – stelle eine klare Frage.

    Zukünftig schicke ich als Antwort einfach einen Link zu Deinem Beitrag;)

    LG aus Phuket,
    Sebastian

    • Haha Hammer diese E-Mail! 🙂

      Freut mich, dass dir der Beitrag so gefallen hat. Und ja, schick mal Traffic rüber 😛

      Ich glaube ich verlinke den Beitrag noch einmal auf meiner Kontaktseite! 🙂

  3. Wow Sebastian! Der Artikel hat mir die Augen geöffnet! Ich habe selsbt einen Blog gestartet und deine Vorschläge jetzt in die Tat umsetzen! Danke!

    Alles Liebe!

  4. Mit Emails hatte ich bis jetzt noch Glueck.

    Habe aber schon etliche, fordernde Kommentare erhalten.
    Auf meine Antwort, ob sie mir denn fuer die Recherche bzw. Antwort etwas bezahlen wuerden, keine Reaktion mehr, bis auf ein einziges Mal, wo ich fuer jemanden Abklaerungen fuer Sprachschulen in Bangkok machte. 🙂

    Danke fuer den Artikel
    Charles

  5. Hey Sebastian,

    danke für den tollen Artikel und den Einblick in dein Postfach.

    Es ist in der Tat nicht immer einfach den richten Ton in einer Email zu finden, und ich selbst tue mich oft auch schwer damit (und lasse es dann meist ganz bleiben – was auch nicht so bombe ist).

    Daher sind die Anregungen hier, wie man eine Email formulieren kann, wirklich sehr hilfreich! 🙂

    Liebste Grüße,
    Jessie

    • Hey Jessie,

      das freut mich sehr. Ja, so eine E-Mail ist einfach so schnell verfasst, dass man sich manchmal bzw. sehr selten Gedanken darüber macht, was man da von dem Empfänger eigentlich verlangt!

      Ich finde, wir sollten alle viel bewusster mit E-Mails umgehen!

      Liebe Grüße,

      Sebastian

  6. Hi Sebastian,

    ein Artikel, der mir aus der Seele spricht. Eine Frage dazu: Wie gehst du mit E-Mails der zuletzt vorgestellten Sorte um? Was antwortest du, um den Sender nicht vor den Kopf zu stoßen?

    Viele Grüße

  7. Danke für diesen Beiteag und Danke für deinen blog!

    Du bietest viele hilfreiche Tipps, die ich in Zukunft alle versuchen werde zu beachten 😉

    Besonders meine E-Mail anfragen werde ich wohl nochmal um schreiben müssen 😀

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